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代理記賬機構內部管理問題初探

近年來,中小企業迅猛發展,代理記賬的需求急劇增加,代理記賬機構的數量也迅速增加。然而,代理記賬機構在迅速發展過程中存在很多問題,這些問題會給其帶來很大的風險。本文根據代理記賬機構的經營特點,指出代理記賬機構內部管理存在的問題和潛在風險,并提出風險防范對策和加強內部管理的具體措施。
  一、代理記賬機構內部管理存在的問題
  目前,代理記賬機構數量雖很多,規模卻較小,一般注冊資金3-10萬元,雇傭人數多在2-8人之間;業務來源單一,多靠熟人介紹,且只提供報稅服務,不參與企業內部管理;代理記賬機構之間低價競爭現象普遍存在。代理記賬機構主要存在以下問題:
 。ㄒ唬C構設置過于簡化,背離不相容職務相分離原則
  代理記賬機構在部門設置和招聘人員方面簡化,部門職責劃分不明確,通常業務部門既負責開發票又負責記賬、審核;既使用印章又保管印章,既做業務又做技術咨詢。這嚴重背離了不相容職務相分離的基本要求,很可能導致錯誤和舞弊行為的發生,給代理記賬機構帶來不可估量的經營風險和法律風險。
 。ǘ┎缓炗啎鎱f議,法律責任不明確
  多數委托人與代理記賬機構之間不簽訂代理記賬服務協議,僅僅口頭上約定每月支付多少服務費。有的雖簽訂書面協議,但內容不規范、不具體,未約定雙方的權利、義務及服務范圍等內容。
 。ㄈ⿻嫼怂愦嬖趪乐厝毕
  1.未對原始憑證進行嚴格審核,或只做形式審核,而不做實質審核。如委托人為了少交個人所得稅而少報工資總額,提供一份虛假的工資發放表。代理記賬機構往往不審查其真實性,直接以此為依據入賬并申報納稅,結果構成了逃稅行為,為代理記賬機構帶來了法律風險。
  2.會計科目設置、業務處理確認和計量、財務報告編制不規范。比如會計科目使用混亂,將“應收賬款”歸入“其他應收款”科目中,將“其他貨幣資金”直接記入“銀行存款”科目。隨意調整成本項目,按業務收入的一定比例計算業務成本,從而推算利潤總額,進而會給債權人和委托人帶來損失。
  3.代理記賬機構成本普遍較低,一個代理記賬人員需要管理10-20個左右的企業賬目,才有利潤。且由一個人完成對企業從原始憑證審核、填制會計憑證、登記會計賬簿、編制報表后納稅申報過程,每個環節都缺少最起碼的監督和復核,錯誤和舞弊行為發生時不易及時察覺。
  4.內部管理制度不健全。因公司規模小,代理記賬機構負責人又忙于承攬業務,不重視內部管理制度建設,沒有成文的財務管理制度、人事管理制度、質量管理制度和業務考核辦法。尤其是在發票管理和檔案管理、印章管理方面存在明顯的漏洞。為方便工作,有的代理記賬機構掌握著委托人的財務章和公章,甚至私人印章。對這些印鑒的使用和保管,代理記賬機構沒有統一的規定,未指定專人保管或管理。這極容易給委托人帶來危害,從而使代理記賬機構承擔法律責任。代理記賬人員一人負責很多客戶,對客戶信息隨意擺放。電子檔案更是隨意,不及時打印憑證和賬簿,所有賬套僅僅設置一個用戶名和一個密碼,機構內的任何人都可以查閱憑證和賬簿,甚至可修改,信息安全問題存在極大的隱患。
 。ㄋ模┐碛涃~人員總體業務水平較差
  因考慮經營成本,多數代理記賬機構為達到成立條件而找具備中級會計師職稱人員掛靠,實際上這些人并不在該機構工作。代理記賬人員大多僅有會計從業資格證,學歷較低,具有會計師職稱的人員大多數年齡較大,對行業會計制度很熟悉,但對新企業會計制度和會計準則理解不到位。剛畢業的學生沒有會計經驗和技術,且在代理機構工作時間很短,經驗不足,出現差錯和過失的可能性很大。
 。ㄎ澹┡c委托人合謀逃避納稅義務
  一些委托人選擇代理記賬機構的初衷是盡量少交稅,節省支出,實現價值最大化。有些代理記賬機構雖明知偷逃稅款是違法行為,卻在利益的驅使下默許委托人的逃稅要求。代理記賬機構與委托人合謀偷逃稅的行為,如果被查處,委托人將受到法律制裁,代理記賬機構也因此會受到行政處罰和刑事制裁。
  二、加強和完善代理記賬機構內部管理的具體措施
  目前,代理記賬機構在規模普遍較小、業務收入較少的情況下,既要考慮成本效益,還要考慮如何防范風險、加強內部管理。為此,代理記賬機構應從現實情況出發,建立較為規范的管理制度,防范風險的發生。
 。ㄒ唬┩晟茩C構設置,監管業務流程,提高核算和制衡水平
  根據代理記賬機構的特點,規模較大的代理記賬機構可以設置公關部、業務部、監管部、技術部、檔案管理部、回訪部。公關部專門承接業務,簽訂合同后交給業務部。業務部專門負責具體會計處理,從原始憑證的審核、填制記賬憑證、審核原始憑證到記賬、編制會計報表等。工作完成后,在一定的時間內由監管部對業務質量進行把關,并提出整改意見。整改結束,監管部簽字后,交給檔案部保管。檔案部專門負責保管會計資料及印章和合同等。技術部負責業務指導和對客戶提供業務咨詢;卦L部負責客戶的回訪,對機構人員的服務態度和服務效果進行考核?紤]到目前多數代理記賬機構規模較小,公關部和回訪部的工作可以由機構負責人完成,監管部和技術部可以合并;也可以不設立監管部,由業務部的不同代理記賬人員相互自查后,交給機構負責人復核。檔案部的工作由機構負責人統一保管,必要的時候授權業務部代理記賬人員保管,并注意崗位分離。
 。ǘ┖炗唴f議,明確雙方的法律責任
  代理記賬機構應與委托人簽訂書面協議,明確約定代理記賬服務的范圍和內容,約定每月傳遞原始憑證的時間和交接方式,約定會計資料及其他檔案保管責任人,約定收費標準和支付費用的方式和時間,從而明確雙方的權利和義務。尤其是必須明確約定委托人應提供真實、合法、完整的原始憑證,否則代理記賬機構可以單方面終止合同,法律后果由委托人承擔。這樣,從根源上降低了代理記賬機構的法律風險。
 。ㄈ┘訌姳O督,為委托人的日常管理活動把關
  代理記賬機構與委托人簽訂協議時應主動提出對委托人發生每一筆經濟業務進行審核,且要求及時核對現金和銀行日記賬、調整未達賬項,盤點存貨等實物資產,使委托人的賬目不僅賬證相符、賬賬相符、賬表相符,而且賬實相符?筛鶕腥说木唧w情況,為其提供財務報表分析和稅收籌劃等合理化建議。這既降低了委托人的經營風險,保護了委托人的資產安全和信息質量,也降低了代理記賬機構的經營風險,擴大了代理記賬機構的業務范圍,提高了服務收入。
 。ㄋ模┨岣呷藛T素質,加強業務人員的培訓和后續教育
  代理記賬機構可以在現有人員的基礎上做適當的調整,滿足當前代理記賬的需求,降低因人員能力差而帶來的風險。從年齡搭配上,考慮老中青結合,代理記賬機構可以適當減少50歲以上人員的數量,提高30-40歲人員的比重。從學歷層次上看,增加本科畢業生的數量。從經驗上看,吸納在不同行業工作過的人員加入機構,同時注重應屆畢業生能力培養。重視員工后續教育,要求所有代理記賬人員每年必須參加會計人員后續教育,并把此成績作為績效考核的一部分。鼓勵所有人員參加各級別各類別的考試,如參加初級、中級會計師、注冊會計師考試。組建“老中青”、“傳幫帶”學習團隊,由老員工帶領幾個有經驗的業務骨干,每一個骨干再帶領幾個剛畢業的學生。定期組織業務學習,在學習新政策的同時,總結工作情況,并討論遇到的疑難問題。
 。ㄎ澹┙∪嚓P內部管理制度,加強發票、印章、檔案的管理水平
  完善質量復核制度,對原始憑證審核并填制記賬憑證后,應該由主管人員審核簽字,并對對賬和結賬、調賬、登賬、編制財務報表和納稅申報表的工作進行復核。對與貨幣資金有關的賬務,應該及時與出納對賬,盡量日清月結,也可以一周對賬一次,至少應該每月對賬一次,并由主管對銀行對賬單與總賬和銀行明細賬逐筆核對,防止出納與會計人員勾結,從而導致代理記賬機構承擔法律責任。
  制定發票管理辦法、印章使用管理制度及檔案管理、查閱辦法。要求發票、印章和檔案必須放置在保險柜里,并有專人或不同的人保管。還要與接觸該客戶賬目的代理記賬人員分離。如果委托人的財務印章和私人印鑒由代理記賬機構保管,應使財務印章和私人印鑒的保管人、使用人相分離。
 。﹫猿侄愂栈I劃,杜絕偷稅漏稅
  稅收籌劃是在精通稅收相關法律法規的基礎上,在企業納稅義務發生之前,對企業的經營管理活動和財務管理活動的合法安排。而偷稅和漏稅是在納稅義務發生之后,企業為了少交或不交稅款的違法行為。因此,代理記賬機構可以在納稅義務發生之前,為委托人提供稅收籌劃服務,建議其合法合理地安排經營管理和財務管理活動。同時,在委托人提出偷稅和漏稅的要求時,應該明確的拒絕。

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